Návrh na zmenu Organizačnej štruktúry 
Mestského úradu v Spišskej Novej Vsi

Finančné oddelenie:

Zvýšenie počtu zamestnancov na referáte rozpočtu a účtovníctva o jedného zamestnanca. Zdôvodnenie je uvedené v prílohe č. 1.
Pôvodný stav: 7 zamestnancov,  nový stav: 7 + 1 zamestnancov. 
		
Oddelenie výstavby a dopravy:

Zvýšenie počtu zamestnancov na referáte výstavby o jedného zamestnanca. Zdôvodnenie je uvedené v prílohe č. 1.
Pôvodný stav: 3 zamestnanci,   nový stav: 3 + 1 zamestnanci. 

Kancelária primátora:

Zvýšenie počtu zamestnancov na referáte zahraničných vzťahov o jedného zamestnanca. Zdôvodnenie je uvedené v prílohe č. 3.
Pôvodný stav:  1 zamestnanec,  nový stav:  2 zamestnanci. 

Oddelenie komunálneho servisu:

	Zvýšenie počtu zamestnancov na Stredisku ručného čistenia o jedného zamestnanca. Dôvodom je veľmi nízky počet pracovníkov na aktivačných prácach cez Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny (ÚP). V prvých mesiacoch roku 2008 sme touto formou mali 105 pracovníkov a v súčasnej dobe máme 36. Došlo k  zmene podmienok prijatia z pohľadu ÚP, a tak mnohí uchádzači nespĺňajú dané podmienky. ÚP počíta s takýmto stavom aj v nasledujúcim období, takže nie je predpoklad nárastu pracovníkov v tomto smere. Týmto dramatickým úbytkom sa v podstate cela ťarcha  pracovných povinností preniesla na Stredisko ručného čistenia, ktoré nestíha plniť   naplánované úlohy. Stredisko ručného čistenia by po zvýšení o jedného pracovníka malo 10 výkonných pracovníkov a jednu administratívnu pracovníčku, čo je na tak rozľahlé mesto aj tak veľmi malý počet. 
Pôvodný stav: 10 zamestnancov,   nový stav: 11 zamestnancov. 

Hlavný kontrolór a útvar hlavného kontrolóra:

V pôvodnej Organizačnej schéme zamestnancov Mesta Spišská Nová Ves bol hlavný kontrolór mesta uvedený v rámci útvaru hlavného kontrolóra. V zmysle zákona č. 369/1990 Zb. v platnom znení je potrebné oddeliť postavenie hlavného kontrolóra a útvaru hlavného kontrolóra, ktorý zriaďuje mesto. Počet zamestnancov v rámci tohto úseku sa nemení.

Zmena Organizačnej štruktúry Mestského úradu nadobudne platnosť a účinnosť       od 1. 5. 2009.

V Spišskej Novej Vsi 15. 4. 2009
Spracovala: RNDr. Lívia Brovková,	  vedúca organizačného oddelenia 

Príloha:: Organizačná schéma zamestnancov Mesta Spišská Nová Ves
DÔVODOVÁ   SPRÁVA

Zdôvodnenie návrhu na zmenu Organizačnej štruktúry MsÚ Spišská Nová Ves na OVaD a FO

Zmena sa týka nutnej potreby zvýšenia počtu zamestnancov, a to:

a)	1 zamestnanec na plný úväzok na oddelenie výstavby a dopravy - s nástupom podľa aktuálnej potreby pre prípravu nových a vecnú realizáciu schválených projektov (v súčasnosti  tieto činnosti kumulovane vykonáva vedúci odboru výstavby, ÚP a dopravy); hlavná náplň práce je uvedená v ďalšej časti tohto materiálu,

b)	1 zamestnanec na plný úväzok na finančné oddelenie - s nástupom podľa aktuálnej potreby pre prípravu nových a finančnú realizáciu schválených projektov (v súčasnosti na odd. finančnom tieto činnosti kumulovane vykonáva vedúca referátu rozpočtu a účtovníctva); hlavná náplň práce je uvedená v ďalšej časti tohto materiálu,.

V obidvoch prípadoch uvedení pracovníci budú s ohľadom na stavebnú, resp. finančnú odbornosť  vedení (začlenení) na predmetných oddeleniach, avšak prioritne sú určení pre realizáciu úloh ÚRM, preto metodické riadenie (stanovovanie úloh) prioritne prislúcha ÚRM.

Zdôvodnenie:
Rok 2009 a ďalšie sú a budú vzhľadom na získavanie a získanie externých zdrojov na realizáciu investičných i neinvestičných projektov Mesta, už rokmi: 
-	aktívnej prípravy projektov  a získavanie externých zdrojov (najmä zdrojov EÚ),
-	realizácie úspešných projektov (4 základné školy, Priemyselná zóna Podskala, rekonštrukcia zimného štadióna...). 

K dnešnému dňu sa jedná už o cca 11 617 871 EUR (350 mil. Sk), čo je dvojnásobná suma ako Mesto s existujúcimi kapacitami realizovalo v troch minulých rokoch (po cca  130 - 150 mil. Sk ročne). 
Tak, ako je zatiaľ nastavený mechanizmus manažmentu rozvojových činností mesta,  je predpoklad získania ďalších externých zdrojov, ktoré bude potrebné aj úspešne zrealizovať. 
Môžeme vychádzať z predpokladu, že do konca roku sa už dnes reálna suma , ktorú je potrebné zrealizovať - 350 mil. Sk - môže zvýšiť do 500 mil. Sk (reálne aj viac – teda 4 x viac ako po minulé 3 roky realizovalo mesto s tými istými kapacitami) a zámerom Mesta je pripravovať ďalšie projekty v zmysle schváleného  Akčného plánu 2009. 
Súčasná personálna kapacita je v súvislostiach prípravy a realizácie projektov absolútne poddimenzovaná/nedostatočná. Rámcové pracovné činnosti/náplne nových zamestnancov sú uvedené v ďalšej časti návrhu.

Systém práce/manažment prípravy a realizácie projektov

Organizačná štruktúra mesta je vzhľadom na rozvojové úlohy mesta  pomerne málo pružná a je v súčasnosti založená na tzv. pyramídovej a hybridnej organizačnej štruktúre. Jedná sa o kombináciu štruktúry založenej na funkciách (primátor, zástupca primátora, prednosta) a štruktúry založenej na službách a produktoch (odbory, oddelenia, príspevkové, rozpočtové organizácie)
Do tejto kombinácie navrhujeme vložiť prvok štruktúry založenej na projektových tímoch. 
V tejto štruktúre budú, okrem navrhovaných nových dvoch zamestnancov špeciálne zameraných na plnenie úloh v projektovom riadení a to najmä v realizačnej fáze, vybraní a preškolení ďalší zamestnanci mesta (15 – 20) zainteresovaní na príprave a realizácii projektov vrátane vedúcich zamestnancov odborov a oddelení MsÚ, ako aj určených zamestnancov rozpočtových a príspevkových organizácií.
Navrhujeme z jestvujúcich kapacít ÚRM a posilnených kapacít OVaD (+ 1 zamestnanec) a FO (+ 1 zamestnanec) vytvoriť základnú projektovú a implementačnú jednotku (spolu 5 ľudí) s etablovanou a špeciálne preškolenou ďalšou potrebnou kapacitou zamestnancov mesta (cca 15-20), ktorí budú priamo zainteresovaní na príprave a realizácii projektov. 
Systém práce založenej na pracovných tímoch/skupinách maticovým spôsobom riadenia, flexibilne umožňuje priraďovanie subjektov, na základe určitých princípov, do projektových tímov pri príprave a realizácii projektov (t.z., že ide o zásadu dvoch vedúcich s presne rozdelenými právomocami - stala by sa systémovo zaužívanou – funkčný vedúci a projektový koordinátor /manažér  pre konkrétny projekt, ak ním nie je priamo funkčný vedúci).

Štruktúra projektových tímov, ako súčasť projektového riadenia organizácie a maticová organizačná štruktúra umožňuje rýchlejšie reagovať na vonkajšie prostredie a podnety, je predpokladom  lepších výsledkov a tak zvyšuje absorpčnú schopnosť mesta v súvislosti s prichádzajúcimi finančnými možnosťami.

Je potrebné uviesť, že systém projektových tímov a maticovej štruktúry organizácie práce je náročný (náročnejší ako klasické pyramídové štruktúry)  a nie je doteraz na Slovensku pre organizačné štruktúry samosprávy štandardný (skôr je typická pre podnikateľské subjekty,  a tiež znamená zmeny v organizačnej kultúre, ale s prichádzajúcimi novými podnetmi a príležitosťami z vonkajšieho prostredia je prekonávanie dlhoročne zaužívaných  postupov a zavádzanie flexibilných prístupov a zmien smerom k proaktívnejšiemu správaniu sa samosprávy prínosom a zefektívnením práce. 

Model projektových tímov (smerujúci k maticovej organizačnej štruktúre), znázorňuje nasledovný obrázok (príklad): 
Primátor mesta a MsZ	
MsÚ - prednosta	

ÚRM	Odb.1	Odb.
2	Odb.
3	Organizácia	Organizácia	Organizácia	Organizácia	..	
Externí experti	
	Vedú-ci Oo 1	Vedú-ci Oo 2	Vedú-ci Oo 3	Riaditeľ	Riaditeľ	Riaditeľ	Riaditeľ			
Projekt 1– Modernizácia škôl	PT 1	Projekt. manažér
PT 1	&&&		&&		&&	&&	&&	&&	&&	
Projekt 2– 
Priemyselný park	PT 2	Projekt. manažér
PT 2	&	&&		&&		&&		&	&&&&	
Projekt 3 – 
Premena tradičnej školy na modernú	PT 3	Projekt. manažér
PT 3	&&		&&	&	&	&	&		&&	
Navrhovaná štruktúra
 
-	je jasná z hľadiska koordinácie činností, 
-	určuje komunikačné kanály a prenos informácií, úloh a zodpovedností medzi jednotlivými organizačnými zložkami,
-	predpokladá jasne určené kompetencie ÚRM a Odborov/Oddelení MsÚ,
-	predpokladá dopracovanie povinností a zodpovedností členov tímov podľa pracovnej špecifikácie v tíme,
-	predpokladá priamu účasť vedenia úradu pri koordinácii činnosti celého úradu  s prepojením na vedenie mesta (primátor, zastupiteľstvo) s dôrazom na plánovacie/programovacie procesy, na rozvojové činnosti rozvoja mesta využívajúc programové nástroje – PHSR, ÚP, PR, koncepcie, väzba na MsR a MsZ, na externých partnerov, zmluvných dodávateľov, vyjednávania, rokovania a účinná prezentácia navonok počas realizácie projektov,
-	pozícia ÚRM je – programovanie (samostatná činnosť ako predpoklad identifikácie projektov), identifikácia a spracovávanie projektových zámerov, iniciácia, príprava, koordinácia, supervízia, monitoring, vyhodnocovanie  projektov aj vo väzbe na monitoring a vyhodnocovanie programov,
-	pozícia Odboru výstavby, ÚP a dopravy, ale aj ostatných odborov v prípade iných projektov  je v riadení realizácie projektov z hľadiska vecného a časového plnenia, komunikácia s dodávateľmi, stavebnými dozormi, podklady k monitorovacím správam, 
-	pozícia Odboru F, Š a soc. vecí – odd. finančného je vo finančnom manažmente projektov (finančné analýzy, účtovníctvo projektov, sledovanie plnenia rozpočtu, kompletná finančná projektová agenda, finančné správy) 

Systém práce v prípravnej a realizačnej etape projektu špecifikuje a upravuje pripravená Smernica MsÚ  pre tvorbu a realizáciu projektov zameraných na rozvoj mesta. Smernica bola vypracovaná na základe pilotne testovaných postupov v štruktúre a riadení MsÚ od vzniku ÚRM v úzkej spolupráci  s odbormi a oddeleniami MsÚ.

Náplne práce nových zamestnancov mesta:

Odbor výstavby, ÚP a dopravy MsÚ – odd. výstavby a dopravy:

-	príprava odborných podkladov pre vypracovávanie projektov, projektových žiadostí,
-	príprava podkladov pre prípravu rozpočtov projektov,
-	koordinácia dopracovávania PD podľa podmienok Výzvy,
-	riadenie realizácie projektov – vecné a časové plnenie projektov,
-	manažment výkonu konkrétnych projektových aktivít,
-	kontrola a monitoring, monitorovacie správy,
-	zabezpečovanie a výkon verejného obstarávania,
-	komunikácia s dodávateľmi a subdodávateľmi,
-	komunikácia so stavebným dozorom,
-	priama komunikácia s určeným projektovým manažérom riadiaceho orgánu (ministerstvom),
-	návrhy na zmeny projektu,
-	riešenie problémových, konfliktných a kolíznych situácií počas realizácie projektu. 

Odbor financií, školstva a soc. vecí MsÚ – odd. finančné: 

-	príprava podkladov pre finančné analýzy pre veľké investičné projekty,
-	spracovávanie finančných analýz pre menšie projekty (neinvestičné, mäkké),
-	vypracovávanie ekonomických a finančných podkladov pre štúdie uskutočniteľnosti projektov,
-	monitoring  čerpania finančných zdrojov (v rámci programov a v rámci schválených projektov),
-	sledovanie plnenia programového rozpočtu, návrh zmien v súvislosti s projektmi, spracovanie a realizácia finančných modelov,
-	sledovanie dodržiavania finančných podmienok zmlúv, 
-	servis pri žiadostiach o platby, platbách, úhradách faktúr,
-	spracovávanie žiadostí o platby,
-	priama komunikácia s určenými finančnými manažérmi riadiacich orgánov,
-	kontrola externého dodávateľa v oblasti čerpania grantových prostriedkov a NFP,
-	metodické usmerňovanie vypracovania účtovných dokladov z pohľadu predpisov o účtovníctve,
-	spracovávanie komplexnej účtovnej agendy projektov.

Ďalšie skutočnosti dôležité pre rozhodovanie MsR a MsZ o navrhovanej zmene OŠ MsÚ SNV  týkajúcej sa OVaD a FO sú zrejmé z materiálu:

MODEL PROCESU TVORBY A REALIZÁCIE PROJEKTOV
(plánované ako smernica MsÚ)

Článok 1: Úvod

Smernica pre tvorbu a manažment projektov mesta (ďalej len smernica) podrobne upravuje a určuje:
 	1) postup tvorby projektov od identifikácie projektového zámeru po podpísanie zmluvy o realizácii      projektu, 
2) proces realizácie projektov na základe zmluvných podmienok až po ukončenie projektu
    a vyhodnotenie jeho výsledkov a dopadov pre mesto. 

Smernica ďalej 
-	upravuje a určuje zodpovednosti subjektov, procesy komunikácie a rozhodovania v rámci Mesta a jeho samosprávnych orgánov, jeho výkonného aparátu – MsÚ, ako aj v rámci jeho príspevkových a rozpočtových organizácií (bližšie Príloha 1),
-	je nástrojom implementácie najmä PHSR a koncepcií mesta,
-	je nástrojom aplikácie zákona č.539/2008 Z.z. o podpore regionálneho rozvoja.

Článok 2: Cieľ

Zaviesť efektívny, účinný a transparentný systém prípravy, tvorby a realizácie projektov mesta v súlade s prioritami rozvoja mesta

Článok 3: Súbor (zoznam) hlavných špecifických činností  tvorby a realizácie projektov   

Tvorba projektov (pracovné činnosti najmä ÚRM MsÚ v spolupráci s odbormi a oddeleniami MsÚ):

1)	Definovanie projektov/projektových zámerov pre realizáciu cieľov rozvoja mesta  v zmysle rozvojových dokumentov mesta s určením roly Mesta v projekte: 1. realizátor; 2. partner; 3. umožňovateľ.
2)	Posúdenie projektov/projektových zámerov a analýza prínosov a rizík projektových zámerov pre mesto v prípade, že projektové zámery sú predkladané inými subjektmi. 
3)	Príprava a podanie projektu (v zmysle podmienok výziev).
4)	Vyhodnotenie výsledkov a dopadov projektu.

Realizácia (implementácia) projektov (pracovné činnosti najmä odborov a oddelení MsÚ v spolupráci s ÚRM MsÚ ):

1)	Vytvorenie podmienok pre realizáciu projektu.
2)	Realizácia projektu:
a)	riadenie vecného a časového plnenie projektu,
b)	finančný manažment projektu, účtovanie projektu.
Vyhodnotenie projektu/projektov:

1)	vyhodnotenie z hľadiska dosiahnutia plánovaných výsledkov a dopadov,
2)	vyhodnotenie z hľadiska efektívnosti procesu tvorby a realizácie projektu.

Článok 4: Podrobná špecifikácia činností: TVORBA PROJEKTOV

1. Definovanie prioritných projektov/projektových zámerov 

   a) Identifikácia projektových zámerov/projektov:

       -  z aktuálneho PHSR a Akčného plánu, 
         -   z Územného plánu mesta, resp. inej platnej ÚPD mesta ,
         -   z odvetvových koncepcií, 
         -   projektové zámery obchodných spoločností mesta, 
         -   projektové zámery, nápady, návrhy komisií pri MsZ, mestských výborov, 
         -   projektové zámery iných subjektov (ÚRM) - podnikateľský sektor, neziskový sektor, odborné 
            organizácie, rozvojové agentúry, vzdelávacie inštitúcie a ďalšie) so zameraním sa na: 
-	získanie Mesta ako realizátora a žiadateľa/ predkladateľa projektu,
-	získanie Mesta ako partnera,
-	získanie Mesta ako podporovateľa a umožňovateľa.
   
         Zásada 1:  
         Akýkoľvek nový podnet pre projektový zámer, nový projektový zámer, projektová ídea  musí byť písomne doručená
         a registrovaná vnútornou poštou MsÚ pre jej ďalšie spracovávanie na Útvar rozvoja mesta MsÚ. Vzhľadom na to, že
         mnohé projekty predkladajú iné subjekty, ktorých aktivity smerujú do územia mesta a požadujú rôznu participáciu
         mesta na príprave a realizácii projektu, je dôležité určiť a popísať rolu/pozícii Mesta v projekte a k tomu prislúchajúce
         zodpovednosti až na úroveň zodpovedných organizačných zložiek MsÚ.

      b) Kriteriálny výber projektových zámerov/projektov:
        
-	určenie kritérií výberu podľa charakteru projektov – investičné, neinvestičné, vzdelávacie
    a pod., 
-	kriteriálny výber na úrovni prednostu MsÚ a vedúcich odborov v koordinácii ÚRM MsÚ,
-	schválenie záväzného zoznamu projektových zámerov pre dané programovacie obdobie mesta v súlade so schváleným rozpočtom mesta na úrovni kolégia primátora mesta, 
-	zakomponovanie záväzných projektových zámerov/projektov do Akčného plánu rozvoja mesta a do rozpočtu mesta na príslušné plánovacie obdobie a schválenie v mestskom zastupiteľstve (ÚRM).

Návrh kritérií (z hľadiska dôležitosti a naliehavosti riešení):
-  súlad/nesúlad s prioritami rozvoja mesta na dané plánovacie a volebné obdobie,
-  reálnosť z hľadiska investičnej prípravy (od územného konania až po stavebné povolenie
   a realizačný/vykonávací projekt),
-  finančnej a časovej náročnosti odbornej prípravy projektu (štúdia uskutočniteľnosti, EIA hodnotenie,
   finančná analýza a pod.),
-  reálna dostupnosť reálnych finančných zdrojov pre realizáciu projektu,
-  rozsah/početnosť cieľovej skupiny/cieľových skupín zainteresovanej na projekte,
-  územný priemet projektu  rozsah/veľkosť/ochrana územia ovplyvneného projektom), 
-  projekt je predpokladom pre ďalšie riešenia,
-  rozsah rizík, resp. negatívnych dopadov, ak by sa projekt nerealizoval, 
-  tlak verejnosti na riešenie problému a realizáciu projektov (sťažnosti, medializácia, miera nespokojnosti),
-  zákonom stanovené lehoty...
   
          Zásada 2: 
          Návrh kritérií vypracuje ÚRM a schváli kolégium primátora. Kriteriálny výber uskutočnia a návrhy projektov
          vypracujú vedúci odborov v koordinácii ÚRM MsÚ. Návrh bude komunikovaný s vedúcimi oddelení, na úrovni 
          kolégia primátora, na komisii KR mesta rozšírené o predsedov ostatných komisií pri MsZ. Konečný výber schváli 
          MsZ (postup tvorby Akčného plánu (AP) na určené plánovacie obdobie, postup aktualizácie AP, postup zmeny AP, 
          resp. iných plánovacích dokumentov).

       c)  Vypracovanie projektových zámerov 

Štruktúra vypracovaného projektového zámeru:
-	definovanie východiskovej situácie a problému, ktorý chceme riešiť prostredníctvom projektu,
-	zámer a ciele projektu, 
-	hlavné aktivity projektu,
-	predpokladaný náklad projektu,
-	potenciálne zdroje financovania,
-	potenciálny termín výzvy na podanie projektu, 
-	potenciálni partneri pri príprave a realizácii projektu.
      
      Zásada 3:
      V prípade spracovania a schválenia nového PHSR budú rozpracované projektové zámery v uvedenej štruktúre súčasťou
      Akčného plánu na určené plánovacie obdobie. V prípade nových podnetov projektový zámer vypracuje ÚRM, resp. iný
      subjekt v spolupráci s ÚRM. Takto spracovaný projektový zámer bude predmetom ďalšej komunikácie a rozhodovania  
      v zmysle tejto smernice.
         
2.  Posúdenie projektových zámerov a analýza prínosov a rizík projektových zámerov pre mesto
     v prípade, že projektové zámery sú predkladané inými subjektmi 

-	posúdenie z hľadiska súladu s platným PHSR mesta a ÚP (resp. ÚPD) mesta, resp. platných koncepcií a definovaných priorít rozvoja mesta,
-	posúdenie z hľadiska prínosov výstupov, výsledkov a dopadov pre mesto,
-	posúdenie z hľadiska udržateľnosti  výsledkov projektu,
-	posúdenie z hľadiska efektívnosti a účinnosti kompetencií a nástrojov mesta na realizáciu, resp. podporu realizácie cieľov takého projektu ,
-	posúdenie z hľadiska efektívnosti využitia finančného vkladu mesta do projektu,
-	analýza reálnosti podmienok realizácie projektu a analýza predpokladov a rizík (napr. cez metodiku LogFrame analýzy – identifikovanie tkzv.vražedných predpokladov projektu),
-	vypracovanie zoznamu/súboru prioritných projektových zámerov/projektov pre ďalšiu prípravu a realizáciu v partnerstve s podávajúcim subjektom.
     
         Zásada 4: 
         ÚRM vypracuje posúdenie na základe vyššie uvedených faktorov a predloží posúdenie projektu predkladaného iným
         subjektom, ktorý požaduje účasť Mesta v projekte (partner – finančný, odborný) do Kolégia primátora mesta. 
         Rozhodnutie primátora mesta na základe prerokovania v kolégiu primátora bude základom pre ďalší postup prípravy
         a realizácie projektu: a) schválenie a pokračovanie v príprave projektu; b) neschválenie; c) postúpenie projektu 
         na rokovanie a rozhodovanie na úroveň MsR a MsZ.

3. Príprava a podanie projektu: 

-	rozhodnutie, či projekt bude spracovaný internými kapacitami, alebo externe, 
-	určenie projektového tímu v prípade využitia interných kapacít MsÚ na tvorbe projektu alebo pri príprave podkladov pre externé spracovanie projektu v zmysle zmluvy o spracovaní projektu:  
Základné zloženie prípravného interného tímu Mesta: 
        -  2  ÚRM  (spracovanie projektu, vybavenie príloh projektu)
        -  1-2 príslušné oddelenia 
         - 1- 2 externisti (v prípade potreby pokrytia expertízy)
        
        Základné zloženie prípravného tímu v prípade externého spracovania projektu:
- 2 ÚRM (spracovanie podkladov projektu, vybavenie príloh projektu)
- 1- 3 odborní zamestnanci príslušného oddelenia MsÚ. resp. subjektu v zriaďovateľskej pôsobnosti mesta   (odborný servis),

-	výber dodávateľa na spracovanie projektovej žiadosti o NFP, podrobného opisu projektu                 a všetkých náležitostí vyplývajúcich z relevantnej Výzvy a podľa Smernice mesta o verejnom                 obstarávaní vrátane verejného obstarania odborných subjektov na zabezpečovanie                 špeciálnych služieb - externý manažment projektu, verejné obstarávanie dodávok                  vyplývajúcich z rozpočtov projektov, 
-	vypracovanie projektu a sumarizácia povinných príloh,  
-	kontrola pred podaním a podanie projektu,  
-	sledovanie výsledkov hodnotenia projektu; oznámenie o úspešnosti/neúspešnosti projektu na úrovni gremiálnej porady a kolégia primátora,   
-	odovzdanie a prevzatie príslušnej agendy pre etapu realizáciu projektu zodpovednému subjektu mesta za realizáciu projektu - spravidla príslušnému oddelenie MsÚ, resp. organizácii v zriaďovateľskej pôsobnosti Mesta, obchodnej spoločnosti s účasťou mesta. 

          Zásada 5 :  
          Prípravná etapa tvorby projektu je celá v réžii práce ÚRM MsÚ. Rozhodnutia, či projekt bude realizovaný vlastnými 
          alebo externými kapacitami a určenie projektových tímov je predmetom rokovania a rozhodovania Kolégia primátora
          na písomný návrh ÚRM.

Článok 5: Podrobná špecifikácia činností: REALIZÁCIA (IMPLEMENTÁCIA) PROJEKTOV

1.	Vytvorenie podmienok pre realizáciu projektu 

-	návrh projektových tímov – implementačných jednotiek z interných vyškolených kapacít (zamestnancov) mesta - v štandardnom zložení: koordinátor projektu (kapacita ÚRM), projektový manažér (kapacita ÚRM a Odboru ÚP, Va D), finančný manažér (kapacita finančného oddelenia), manažér pre verejné obstarávanie (VO),  
-      schválenie realizačných projektových tímov, pre konkrétny projekt (implementačných
       jednotiek) s určením povinností a zodpovedností na úrovni kolégia primátora uznesením, 
-	príprava a spracovanie príslušných zmlúv na realizáciu projektu medzi mestom a príslušným Riadiacim orgánom, medzi mestom a dodávateľom, medzi mestom a subjektom zabezpečujúcim VO, externý manažment projektu, stavebný dozor a pod. 

Zásada 6:
Pre realizáciu projektu je:
1.	dôležité vypracovať kvalitné Zmluvy, čomu je potrebné venovať dostatok času a zabezpečiť komunikáciu zmlúv s tými subjektmi, ktoré budú zmluvy realizovať a to s cieľom vytvorenia, čo najlepších podmienok pre realizáciu projektov
2.	nutné určiť/menovať implementačné jednotky, ktoré budú zodpovedné za realizáciu projektu v zmysle Zmluvy medzi Mestom a príslušným riadiacim orgánom. 
Realizačné tímy budú vždy zložené z troch základných pozícií obsadených ÚRM, FO a príslušným odborom, či oddelením. V prípade náročnejších investičných projektov, resp. na základe projektových organizačných štruktúr schválených projektov, bude potrebné určiť aj ďalšie projektové pozície vrátane účasti zodpovedných subjektov pre ktorý sa projekt realizuje – napr. riaditeľ školy, ale aj ďalšie požadované pozície – napr. supervízor, manažér monitoringu, projektový asistent, manažér publicity a pod.) 

2.	Realizácia projektu 

   Supervízia/dohľad nad realizáciou projektu z hľadiska plnenia podmienok zmlúv medzi mestom
       a RO resp. inštitúciou financujúcou projekt na základe presnejších a podrobnejších pracovných
       plánov (ÚRM):

a)	 vecné a časové plnenie projektu 

-	riadenie realizácie aktivít v zmysle projektu a Zmlúv vrátane monitoringu realizácie (vecné
       plnenie, kvalita, čas) na základe pracovného a monitorovacieho plánu 
-	priama komunikácia s dodávateľmi a subdodávateľmi projektových aktivít 
-	priama komunikácia s projektovým manažérom určeným za RO
-	spracovanie a predkladanie monitorovacích správ (interne, externe, v kombinácii) v zmysle Zmlúv 
-	návrhy na úpravy a zmeny projektu 
-	informovanie o realizácii projektu spravidla 1 x mesačne na úrovni ÚRM a následne v Kolégiu primátora (viď bod.1)

Zásada 7:
Riadenie realizácie projektu je kľúčovou a odborne i administratívne veľmi náročnou činnosťou pre splnenie zmluvných podmienok a dosiahnutie stanovených cieľov projektu. Sú to činnosti, ktoré nie je možné striktne oddeliť z hľadiska subjektu ich plnenia. Táto etapa projektu je založená na fungovaní implementačnej jednotky, jej vnútornej komunikácie a mechanizmu tímovej spolupráce. Najnáročnejšími budú investičné projekty mesta (väčšina schválených projektov mesta) v súvislostiach  realizácie aktivít podľa stanoveného časového harmonogramu, finančných limitov, podmienok verejného obstarávania, efektívnosti komunikácie – Mesto – dodávatelia - subdodávatelia -stavebný dozor – RO. 

b)  finančný manažment projektu, účtovanie projektu: 

-	riadenie podmienok finančného plnenia projektu v zmysle zmlúv,  
-	priama komunikácia s finančným manažérom určeným s príslušným RO, 
-	spracovanie a predkladanie finančných správ ako podkladu do monitorovacích správ ako podkladov pre RO,
-	návrhy na úpravy a zmeny vo financovaní projektu,
-	informovanie o realizácii projektu spravidla 1 x mesačne na úrovni ÚRM a následne v kolégiu primátora (viď bod.1).

Zásada 8:
Finančný manažment  projektov sa musí stať súčasťou finančného manažmentu Mesta. Projekt okrem toho, že je nástrojom na riešenie problémov a dosiahnutie zmien, je to aj nástroj na získanie zdrojov. Finančný manažment projektov musí byť realizovaný v previazanosti na Programový rozpočet mesta. Plnenie Zmlúv medzi Mestom a príslušným riadiacim orgánom (ministerstvom) je založené najmä na finančnom plnení, preto je nevyhnutné vytvoriť financovaniu projektov, účtovaniu projektov samostatnú prehľadnú agendu s cieľom efektívneho čerpania schválených externých finančných prostriedkov. 

Článok 6: Podrobná špecifikácia činností : VYHODNOTENIE PROJEKTOV

     Vyhodnotenie projektu: 

-	z hľadiska očakávaných prínosov a dopadov pre mesto a jeho rozvoj a vo väzbe na plnenie rozvojových dokumentov mesta - vízia, ciele, indikátory, 
-	z hľadiska efektívnosti a účinnosti procesu prípravy a realizácie projektov s cieľom zlepšovania projektového riadenia mesta. 

Zásada 9 :  
Po ukončení projektu je potrebné vyhodnotiť projekt z hľadiska splnenia cieľov projektu a z hľadiska dosiahnutia
plánovaných výsledkov a očakávaných dopadov pre mesto a to aj v súvislosti s napĺňaním schválených plánov a
priorít rozvoja. Proces vyhodnocovania a skúsenosti z realizácie daného projektu sú priestorom na identifikáciu
nových projektových zámerov a zlepšovanie procesov riadenia rozvoja mesta. 

Článok 7: Vzdelávanie zamestnancov mesta:

a)	etablovanie špeciálnej skupiny zamestnancov mesta priamo zainteresovanej na príprave a realizácii projektov,
b)	realizácia špeciálneho, jednotlivým členom špeciálnej skupiny „na mieru šitého“ vzdelávania o príprave a realizácii projektov.
 
        Zásada 10:
        Vzhľadom na skutočnosť, že Mesto zavádza projektový manažment/projektové riadenie , čo znamená zmenu postupov, 
        prístupov v systéme zabezpečovania a riadenia činností samosprávy, je nutné vytvoriť v rámci výkonného aparátu
        Mesta – MsÚ kapacitu ľudí s potrebnými vedomosťami, zručnosťami, ale aj postojmi. Skupina špeciálne školených
        zamestnancov musí byť zložená tak, aby pokryla činnosti súvisiace s projektovým manažmentom (v etape prípravy
        a tvorby projektu, ako aj v etape realizácie). Vzdelávanie bude uskutočnené podľa schváleného Plánu vzdelávania na
        na úrovni Kolégia primátora mesta (návrh pripraví ÚRM).

Článok 8: Kontrola dodržiavania a aktualizácia smernice

Za dodržiavanie tejto smernice zodpovedajú všetci vedúci zamestnanci mesta a MsÚ, vedúci zamestnanci rozpočtových a príspevkových organizácií mesta a všetci určení zamestnanci priamo zainteresovaní na tvorbe a realizácii projektov (skupina vyškolených zamestnancov v projektovom riadení).

Za účelom správnej aplikácie tejto smernice a jej dodržiavania absolvujú určení zamestnanci školenie k smernici do 10 dní od nadobudnutia jej účinnosti

Kontrolu dodržiavania tejto smernice vykonáva ÚRM MsÚ. 

Na základe vyhodnocovania účinnosti tejto smernice (1x ročne) navrhuje ÚRM MsÚ v spolupráci s vedúcimi odborov MsÚ zmeny, úpravy, doplnky smernice s následným ich schválením v Kolégiu primátora mesta.

Článok 9: Účinnosť smernice

Táto smernica nadobúda účinnosť dňom XY na základe schválenia v kolégiu primátora mesta uznesením.

Vypracovala: Ing. Zuzana Záborská, ÚRM MsÚ

Príloha 1: Matica povinností a zodpovedností projektového manažmentu

Názov činnosti	ÚRM	Odbory MsÚ	Oddelenia MsÚ	Projektový tím	Úroveň rozhodovania	
					Prednosta MsÚ -
Gremiálna porada	Primátor mesta -
Kolégium primátora	Mestské
zastupiteľstvo a jeho orgány	
Definovanie prioritných projektov mesta	
Identifikácia projektov	☻	☻			R			
Kriteriálny výber  a schvaľovanie projektov	☻	☻					R	
Vypracovanie projektových zámerov	☻	☺	☺			R		
Posúdenie projektov (prínos, riziká) najmä spracovávaných inými subjektmi/partnermi	
Posúdenie vecné/obsahové – očakávané výsledky, súlad s prioritami rozvoja mesta	☻	☺	☺					
Posúdenie finančnej efektívnosti	☺	☻
Odb. F,Š a SV	☻
Odd. finančné					
Vypracovanie zoznamu partnerských prioritných projektov	☻					R	R	
Príprava a podanie projektu	
Návrh a určenie projektového/spraco-
vateľského  tímu	☻	☻	☺		R			
Verejné obstaranie dodávateľa spracovania projektu	☻	☺			R			
Komplexné vypracovanie projektu (vrátane príloh)	☻	☺	☺	☺☺☺				
Kontrola projektu pred podaním	☻			☺☺☺				
Sledovanie vyhodnocovania projektu	☻					R		
Odovzdanie projektu pre realizáciu	☻			☺☺☺	R			
Prevzatie projektu pre realizáciu		☻	☻		R			
Vyhodnotenie projektu	
Vyhodnotenie projektu – prínosy, výsledky, dopady	☻	☻					R	
Vyhodnotenie z hľadiska efektívnosti procesu tvorby projektu	☻	☻				R		
Návrh nových podnetov a opatrení	☻	☺			R	R		
Vytvorenie podmienok pre realizáciu podmienok	
Etablovanie implementačných jednotiek	☺	☻						
Príprava a uzatváranie
zmlúv	☺	☻		☺☺☺		R		
Realizácia projektu	
Supervízia/dohľad	☻					R		
Riadenie realizácie projektových aktivít	☺	☻		☺☺☺				
Finančný manažment, účtovanie projektu	☺	☻	☻	☺☺☺				
Komunikácia projektu a informovanosť	☺	☻		☺☺☺		R	R	
Vzdelávanie	
Etablovanie a špecializácia skupiny zamestnancov Mesta	☺	☻	☺		R			
Príprava a realizácia špeciálneho vzdelávania	☻	☺	☺			R		

Legenda: 

☻ - zodpovedný a spoluzodpovedný subjekt
☺ - spolupracujúci/konzultovaný subjekt
☺☺☺- určený projektový tím/implementačná jednotka
 R - rozhodnutie a informovanosť na príslušnej úrovni

Zdôvodnenie návrhu zmeny v OŠ MsÚ SNV 
pre kanceláriu primátora mesta

Zvýšenie 1 pracovníka na referáte zahraničných vzťahov kancelárie primátora žiadame z dôvodov potreby zabezpečenia potrieb súvisiacich s podporou rozvoja cestovného ruchu. Mesto Spišská Nová Ves v minulom roku uzavrelo zmluvu s firmou Sitour, s.r.o., o prenájme Informačného a rezervačného systému Deskline pre cestovný ruch a destinačný manažment, ktorý pokrýva 3 600 destinácií v Európe, 68 000 užívateľov v systéme, 470 000 rezervácií v roku 2007, viac ako 3 mld. SKK obratu v roku 2007, je prepojený na národné informačné systémy  Slovinska, Švajčiarska, Rakúska, Nemecka, Beneluxu, Talianska, Českej republiky, Španielska, Bulharska. Deskline - destinačný manažment - poskytuje regiónom, mestám, informačným centrám a poskytovateľom služieb možnosť komunikovať a zadávať informácie o ubytovaní, doplnkových službách – kurzy, vyhliadkové okruhy, atď., prospektoch, akciách, informácie o štruktúre, gastronómii, prepojiteľnosť adries so všetkými modulmi systému. Slúži ako nástroj na efektívny marketing adries a poskytuje možnosť nastavenia výstupov pre štatistické údaje. Samotný management žiadostí zahŕňa spracovanie žiadostí o prospekty, žiadosti o informácie o destinácii, akciách, sprostredkovanie ubytovania.
	Integrácia pri zachovaní aktuálneho vzhľadu webových stránok www.feratel.com a www.holydayinfo.sk v týchto mutáciách: D, E, F, I, NL, ES, SL, SK, CZ, HU, PL, SWE, RUS, DNK. 
	Na stránke mesta bude k dispozícii obsah informácií všetkých ubytovateľov a internetové aplikácie: vyhľadanie izby, skutočná online rezervácia, rýchle vyhľadanie, rezervácia doplnkových služieb, balíkov, automatické zasielanie prospektov, kalendár podujatí, informácie o destinácii a infraštruktúre, gastronomický sprievodca. 
Samotný systém si vyžaduje denné dopĺňanie a aktualizovanie informácií. 
Mesto Spišská Nová Ves je tiež  zahrnuté v Živej panoráme na STV 2, kde je potrebné tiež neustále aktualizovanie a zasielanie informácií o ponukách a dianí v meste. Počas roku prevádzky novej web stránky mesta www.spisskanovaves.eu sa ukázala potreba ďalšieho pracovníka na dopĺňanie a aktualizovanie údajov. I prevádzka Turistického informačného centra si vyžaduje občasné vypomáhanie a zastupovanie počas neprítomnosti pracovníčky, hlavne pri zabezpečovaní výstav cestovného ruchu a v letnej sezóne pri zvýšenom nápore turistov. Nový pracovník referátu zahraničných vzťahov kancelárie primátora bude z vyššie uvedených dôvodov zabezpečovať potreby: 
-	denného aktualizovania a komunikácie cez systém Deskline (určený pre potencionálnych návštevníkov mesta a okolia), 
-	denného aktualizovania údajov do Živej panorámy – STV 2,
-	denného aktualizovania www stránky mesta,
-	zabezpečenie činností v rámci cestovného ruchu (výstavy CR a pod.),
-	čiastočné vykrytie fungovania TIC,
-	zabezpečenie úloh v oblasti reklamy a propagácie mesta. 

V Spišskej Novej Vsi 31. 3. 2009				Ing. Andrea Jančíková
							      vedúca kancelárie primátora